Konferenciaterem bérlés
Nagyobb konferenciák ideális helyszíne az erre felkészült szállodák konferenciaterme, ahol a távolról érkező résztvevők szállása is megoldható, a catering szolgáltatások és a technikai felkészültség pedig magas színvonalú.
A több száz fős rendezvények hosszú előkészületet, aprólékos tervezést igényelnek, ezért a termek kiválasztása, lefoglalása is hónapokkal az esemény előtt történik.
A konferenciaterem elrendezése sokféle lehet az esemény céljához igazodva. Maga a terem is több száz négyzetméter általában, a kávészünetet, étkeztetést pedig gyakran nem magában a teremben, hanem másik helyiségben bonyolítják.
Egy konferenciaterem esetében kiemelten fontos kérdés a jó megközelíthetőség és a parkolási lehetőség. Mivel gyakran több napos rendezvényekről van szó, a résztvevők szabadidejére is érdemes gondolni: akár sportolási, szórakozási lehetőségeket kínálni nekik.
Általában milyen szolgáltatásokat lehet igénybe venni konferenciaterem bérlése során?
A konferenciaterem bérlése során számos kiegészítő szolgáltatásból választhatunk. A technikai eszközök egy részét tartalmazhatja a bérleti díj, de bizonyos szolgáltatások csak plusz díjért elérhetők. A catering-költség minden esetben a résztvevők létszámához igazodik. Egy hosszabb konferencia esetében a kisebb kávészünetektől az állófogadáson át az ültetett ebédig-vacsoráig sokféle megoldás ötvözésére lehet szükség.
A több városból, esetleg a világ több tájáról érkező meghívottak esetén a szálláslehetőségnek is alaposan utána kell nézni: milyen és mekkora szobák állnak rendelkezésre a konferenciaterem közvetlen közelében, vagy más, jól elérhető helyen.
A konferenciaterem és a kiegészítő szolgáltatások foglalása minden esetben előlegfizetéssel történik, és ingyenes lemondásra csak nagyon hosszú idővel az esemény előtt lehet mód.
Mennyibe kerül a konferenciaterem bérlés?
Egy 200-300 fős konferenciaterem napi bérleti díja kb. 80-100 ezer forinttól indul, ami tartalmazhatja bizonyos technikai eszközök használatát. 1-2 órára jellemzően nem adják ki ezeket a nagy termeket, de a fél napot viszonylag sok helyen vállalják (ilyenkor viszont arányaiban drágább a terem). A rövidebb - fél napos - eseményeknél elég lehet egy kávészünet üdítővel-aprósüteménnyel, de egész napos rendezvény esetén komolyabb catering költséggel kell számolni.
Több napos rendezvényeknél, a szállás, a terem és a catering együttes megrendelése esetén, szinte mindig egyedi árat kínálnak a szállodák, ami függ az időponttól, a résztvevők számától és persze a pontos igényektől.