Hatékony időgazdálkodás az (alkalmi) irodában

Mikor érdemes szünetet tartani?

Tévhit, hogy csak az lehet produktív, aki napkeltétől napnyugtáig megállás nélkül a klaviatúrát nyúzza. A hatékony időgazdálkodás egyáltalán nem ezt jelenti. Ugyanis minél hosszabb ideig kell egyhuzamban egy konkrét feladatra összpontosítanunk, annál inkább romlik a teljesítményünk. Egy alkalmi irodában sincs ez másképp.

Szünet ≠ elfecsérelt idő

Minél több feladatot elvégezni minél rövidebb idő alatt. Ez a nyomás még erősebb lehet, ha olyan irodában dolgozunk, amiért óradíjat fizetünk. Azonban a hatékony időmenedzsment fontos részét képezi egy-egy minőségi szünet beiktatása.

Ahelyett, hogy a közösségi médián szörfölnénk, sokkal hasznosabban is eltölthetjük a pihenőidőt. Például a szünet alatti szocializáció segíthet feltöltődni és felfrissülni. Erre remek lehetőséget kínál egy coworking iroda közös konyhája, ahol egy csésze kávé mellett akár új üzleti kapcsolatokat is kialakíthatunk.

Időgazdálkodás felsőfokon – a Pomodoro technika

A módszer lényege, hogy ki tudjuk zárni a zavaró tényezőket és valóban fókuszáltan végezzük a munkánkat. A rövid sprintek folyamatos produktivitásra ösztönöznek, a gyakori szünetek pedig segítenek fenntartani a motivációt. Első lépésként írjuk össze a napi teendőinket. Ha ez megvan, 25 perc áll a rendelkezésünkre, amikor minden idegszálunkkal az adott feladatra kell koncentrálnunk. Ezt követi egy 5 perces pihenőidő. Négy ilyen pomodoro ciklus után pedig beiktathatunk egy hosszabb, 20-30 perces szünetet.

Semmi sincs kőbe vésve

A fenti időgazdálkodási módszer elsősorban azoknak ajánlott, akik hajlamosak a halogatásra, illetve arra, hogy a figyelmük elkalandozzon. Természetesen semmi sincs kőbe vésve – teljesen egyénfüggő, hogy kinek mennyi szünetre van szüksége.

Mindenképpen érdemes néhány percre felállni a gép elől, ha:

• már legalább 90 perce megállás nélkül dolgozunk
• túlságosan hosszú ideje rágódunk ugyanazon a problémán
• fejfájást, szédülést, csökkent koncentrációt tapasztalunk
• Jól felszerelt munkaállomás = produktívabb munkaórák

A hatékony időgazdálkodás már félsiker. Azonban ahhoz, hogy igazán produktívak lehessünk, fontos, hogy minden szükséges eszköz a rendelkezésünkre álljon. Ebbe a kényelmes, munkavégzésre valóban alkalmas irodabútor is beletartozik.