Mire kell odafigyelni amikor irodát bérlünk?

Iroda bérlésénél érdemes előre összeírnunk, és akár rangsorolnunk az igényeinket. Az egyik első kérdés, hogy hány fővel szeretnénk használni az irodát, vagyis hány munkaállomásra van szükség. Egyre divatosabb megoldás, hogy a "home office” miatt nincs minden kolléga egyszerre a munkahelyen, vagyis akár kevesebb munkaállomás is elég lehet, mint ahány munkavállaló van.

Az “open office”, vagyis egy légterű és a hagyományos, külön szobákból álló iroda közötti választás leginkább a vezetők ízlésétől, elképzeléseitől függ.

Az iroda elhelyezkedése

Az iroda elhelyezkedésénél a leglényegesebb kérdés, hogy milyen gyakorisággal szeretnénk ügyfeleket fogadni, és számukra hol lenne a legjobban elérhető autóval vagy tömegközlekedéssel az irodánk. Természetesen a munkavállalóink szempontjából is fontos, hogy jól megközelíthető legyen a helyszín. A parkolás már Budapesten kívül is egyre több helyen probléma - ha sok az autóval közlekedő ügyfelünk, illetve munkavállalónk, lehet, hogy érdemes a sok, ingyenes parkolóhellyel rendelkező, külsőbb helyszíneket előnyben részesíteni.

Ha belvárosi, fizetős parkolóövezetben lévő irodát választunk, érdemes a környéken legalább néhány parkolóhelyet bérelni, akár saját kollégáink részére, akár a hozzánk érkező ügyfelek számára.

Berendezett iroda vagy üres helyiség?

Minden esetben tisztázzuk előre, hogy pontosan mit tartalmaz a bérleti díj, és milyen plusz költségekkel kell számolni. Ha berendezett irodát kapunk, alaposan nézzük meg, hogy mi mindenre lesz még szükségünk az alap-felszereltség mellett. A számunkra szükséges technikai eszközökről ugyancsak érdemes előre listát készíteni, így könnyebb kalkulálni ezek költségével.

Ha hosszú távra keresünk irodát, lehet, hogy az üres helyiséget át is alakítjuk, és saját bútorokkal rendezzük be. Az átalakítás-felújítás feltételeit szintén érdemes alaposan körüljárni, mielőtt belevágunk.

Lakásiroda vagy irodaház?

Alapvető különbség a lakásirodák és az irodaházban lévő irodák között, hogy utóbbiban többnyire van valamilyen portaszolgálat, aki segít a hozzánk érkezők eligazításában. Ha lakásiroda mellett döntünk, “vezessük végig” az ügyfeleinket a bejutás folyamatában: a felcsengetéstől a lakás megtalálásáig legyen mindenhol jól látható tábla, nyíl, stb.

A lakásiroda és a professzionális iroda közti másik különbség, hogy általában komolyabb, “jobban menő” cég benyomását kelti egy irodaházban lévő iroda. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy egy lakás ne lenne alkalmas bizonyos profilú vállalkozások sikeres üzemeltetésére, de az elég kellemetlen tud lenni, amikor az ügyfelek a lakók sütés-főzésétől “illatozó”, kicsit málló vakolatú lépcsőházban érkeznek a mi - egyébként ragyogóan berendezett - irodánkba. Irodaház és irodaház között persze szintén hatalmas különbségek tudnak lenni; mind színvonalban, mind az árak tekintetében...

Mennyi időre béreljünk?

Nagyon nem mindegy, hogy mennyi időre írunk alá bérleti szerződést. Bizonyos helyeken akár hosszú évekre el kell köteleznünk magunkat, de olyan is van, ahol már egy napra, sőt, pár órára is lehet saját irodánk. Lehet, hogy a tevékenységünkhöz sokkal jobban passzol a rugalmas alkalmi iroda bérlés, mint a hosszú távú iroda. (Olvassa el az alkalmi irodákról szóló részletes írásunkat).

Az irodabérlés ára

A bérleti díjakat a nagyobb irodaházak négyzetméterre, gyakran euróban számolva határozzák meg. Az árat nagyban befolyásolja az irodaház elhelyezkedése, színvonala, és a kiegészítő szolgáltatások. Az egyszerűbb irodaházi irodáknál a havidíj+rezsiköltség hasonló lehet a lakásirodákéhoz. Az alkalmi irodabérlésnél a napidíj, havidíj többnyire tartalmazza a rezsiköltséget, és általában lehet kiegészítő szolgáltatásokat is vásárolni (például tárgyalót bérelni, ha épp szükséges). Az alkalmi irodákat bérletes rendszerben is igénybe lehet venni: például tíz alkalmat fizetünk ki, és azt akkor használjuk ki, amikor szükségünk van az irodára.

Szükséges-e tárgyaló?

Ez attól függ. Ha várhatóan legalább 50-60%-ban ki fogjuk használni, akkor érdemes saját helyiséget fenntartani tárgyalások céljára. Ha ennél alacsonyabb a kihasználtság, akkor két lehetőségünk van. Vagy van saját tárgyalónk és a kihasználatlan időben óradíjas módon kiadjuk másoknak, vagy nincs tárgyalónk és szükség esetén óradíjas tárgyalót veszünk bérlünk máshol.