Kisebb céges események már most, nagyobb, nemzetközi rendezvények csak két év múlva?
A jövő a hibrid rendezvényeké, 2023 előtt nemigen tér magához a rendezvényszakma - többek között ezeket vetíti előre Buday Kollárik Tímea, a Menedzserek Országos Szövetségének ügyvezetője, aki saját rendezvényszervező cégének szemszögéből is rálát a területre. Interjú.
Három minőségedben nyilatkoztál 2020. márciusában a Menedzserszövetség "Business Menü Bombera Krisztinával" című videóinterjú-sorozatának egyik részében. Egyrészt elkaptad a koronavírust szinte elsők között, másrészt saját rendezvényszervező cégeddel kapcsolatban kellett jósolnod, harmadrészt pedig a non-profit szervezetként működő Menedzserek Országos Szövetsége ügyvezetőjeként az ottani tervekről kérdeztek. Akkor azt mondtad, nemhogy fél évig, de sokkal tovább fog tartani a vírushelyzet - sajnos nagyon igazad lett... Azt is mondtad, hogy, ha le is cseng a vírus, még sokáig tartani fognak a cégek-cégvezetők a nagy létszámú rendezvényektől. Ezt most is így látod?
Abszolút. És nem csak a nagy létszámú rendezvényektől, hanem a nemzetközi rendezvényektől is, ami a résztvevők utazásával jár. Ez pedig azért fontos, mert Magyarország 2020 elejéig "extrémen pörgött" a nemzetközi rendezvények tekintetében. Lokális rendezvényekből is rengeteg volt, de az rettenetesen sokat számított a szállodáknak és a turizmusnak, hogy volt egy nagyon-nagyon erős nemzetközi konferencia "lába" az országnak. És ez a szint nagyon sokára fog visszatérni.
Ezek milyen létszámú rendezvények voltak?
Változó, 200-300-500 fősek, vagy akár még nagyobbak is, de a lényeg, hogy gyakran a világ összes tájáról érkeztek Magyarországra a résztvevők. Ilyen események 2023 előtt nemigen lesznek, és ez rettenetesen sok idő... Azt, hogy 2022-ben a világ összes tájáról idehívjanak vendégeket, már most kellene szervezni - ezt nyilván senki nem meri most elkezdeni. Nem csak Magyarországon, hanem sehol máshol.
Tehát maximum a kisebb rendezvényekben lehet bízni... Olyat is hallunk cégektől, hogy alig várják, hogy bepótolhassák az elmaradt oktatásokat, tréningeket, céges összejöveteleket, akár csak az együttlét, a csapat miatt. Neked a Menedzserszövetség ügyvezetőjeként mennyire van rálátásod, hogy mit terveznek a cégvezetők, és mikorra mernek szervezni ilyesmit? Biztos máshogy van kisebb cégnél-nagyobb cégnél...
Mindenhol máshogy van. Én azt látom, hogy a cégek nagyon komolyan veszik a felelősség kérdését. Tudatos cégvezetőkről beszélünk hál' istennek, és alapjaiban nem is engedélyezik, hogy a dolgozók veszélynek tegyék ki magukat. Azt hallottam több cégnél, hogy a rendezvényekért felelős csapat létszámát egy-két főre redukálták, ami viszont azt jelenti, hogy nem terveznek nagyon rendezvényekkel.
Szállodásoktól halljuk azt, hogy már érdeklődnek náluk a rendezvényekkel kapcsolatban... Még csak kérdésként, még csak tervként, de elkezdték érezni a mozgolódást...
Kapcsolatban vagyok jópár szállodával, de sajnos nem tudok optimista lenni. Nem véletlen, hogy náluk is egyre kisebbek a rendezvényes csapatok... Mozgolódás tavaly is volt – és ez csak nyár végéig tartott. Nem akarok nagyon pesszimista lenni, elnézést... Inkább realista. Most abban a helyzetben vagyunk, hogy nem tudjuk, lesz-e “98.” hullám vagy nem lesz. Lesz-e indiai mutáns vírus Magyarországon vagy nem lesz. Ezek még hatalmas kérdőjelek. És pont ezért nem tervez senki rendezvényeket, mert nem tudunk semmit. Egy rendezvényszervezőnek hiába lételeme a rendezvényszervezés, annál rosszabb nincs, mint hogy szervezünk "B" opcióval, "C" opcióval, "D" opcióval, aztán kezdjük újra... Ráadásul a legtöbb cégnél egy rendezvény szervezése sokadrangú történet, a cég működését nem befolyásolja. Tehát teljesen logikus, hogy egy felelős vezető nem fogja azzal a kollégák idejét rabolni, az energiáikat forgácsolni, hogy szervezzenek meg valamit, ami lehet, hogy meg sem valósulhat. Nekem az a meglátásom, hogy addig, amíg kormányrendelet szerint nem lehet rendezvényt szervezni és nincsenek a keretek szabályozva, addig nagyon kevés helyen merül fel még gondolati síkon is egy fizikai rendezvény szervezése. Most, hogy a fokozatos nyitás alapján várhatóan lehet majd hamarosan kisebb eseményeket szervezni - tudomásom szerint kültéri eseményt 500 főig, beltéri eseményeken pedig kötelező lesz a védettségi igazolvány - talán lassan elindulnak a kisebb lokális rendezvények. (Előzőek a 2021.05.21-i állapotot tükrözik – a szerk.) Ettől függetlenül fontosnak tartom elmondani, hogy a nyári hónapok soha nem a céges rendezvényekről szóltak. Ennek értelmében megint vissza kell kanyarodnom oda, hogy ebben a bizonytalanságban el mernek-e kezdeni a cégek őszre tervezni bármit is. Persze az olyan szervezeteknek, mint a Menedzserszövetség, vagy bármilyen más szervezet, akinél fontos, hogy a tagjainak networking lehetőséget biztosítson eseményein keresztül, folyamatosan készenlétben kell állnia és rugalmasan kell reagálnia a nyitásra. Mi július 3-án nagyon szeretnénk megszervezni az Év Menedzsere Díjátadó Gálánkat a Budapest Marriott Hotelben, de az elnökség döntése szerint csak védettségi igazolvánnyal rendelkező tagjaink, vendégeink számára, még abban az esetben is, ha kormányrendelet július elején ezt nem szabályozná.
Ez elmaradt áprilisban ezek szerint? Nem tartottátok meg online eseményként?
Nem elmaradt, hanem módosítottuk a dátumot. Az elnökség úgy döntött, hogy ezt a nagyszabású eseményünket semmiképpen nem szeretnénk online térbe áthelyezni, hiába van rengeteg digitális eseményünk tavaly óta. Ha júliusban sem tudnánk a személyes gálát megszervezni, akkor pedig ősszel, szeptemberben kerül megrendezésre. Az egyik elnökségi tagunk, egy ázsiai központú cég itteni leányvállalatának első számú vezetője, akinek elég jó meglátásai, "jóslatai" voltak a vírushelyzet elején is, most azt mondja, hogy nagyobb esély van nyáron megtartani az eseményt, mint ősszel... És amíg így látják a jövőt a vezetők, addig az ősz is nagy kérdőjel... Nagyszabású rendezvényt már nemigen lehet ősszel tartani, mert azt már most, májusban elő kellene készíteni. Kisebb programok, workshopok, oktatások, amiket te említettél - biztosan lesznek. Ami még reményt jelenthet a szervezőknek, hogy a karácsonyi, évzáró események idén talán már megvalósulhatnak, bár ott is a tavalyihoz hasonló helyzetre számítok: minden cég csak úgy volt hajlandó szerződni, hogy kötbérmentesen lemondhassa bármikor a helyszínt és magát a rendezvényt. Aztán szeptemberben, ahogy jöttek a hírek a lezárásokkal kapcsolatban, meg is történtek a lemondások szinte azonnal.
Az egyik interjúban a hibrid eseményekről beszéltetek, amikor is az élő rendezvényt közvetítik, "stream-elik" további, digitális "résztvevőknek". Mennyire felkészültek a helyszínek, mennyire tudnak ehhez megfelelő technikát biztosítani?
Egyre inkább. Mi a rendezvényszervező cégünkkel tavaly májusban elsőként szerveztünk meg egy nagyszabású digitális konferenciát a Menedzserszövetség részére, “Menedzserek a Társadalomért – Fókuszban a Jövő” címmel. Utána elkezdtünk tervezgetni több helyen, hogy kialakítunk egy fix helyszínt, fix stúdiót. Végül ezt azért nem léptük meg, mert sok technikai rental cég, akiknek raktárukban állt az ilyen jellegű stúdiók kialakításához szükséges technikai háttér, bevitték fix helyszínekre, és hirtelen rengeteg kis digitális konferenciahelyszín, stúdió jött létre, a magyar piac viszont nem olyan nagy. De, válaszolva a kérdésedre, olyan, ami hibrid, kevesebb van, hiszen ott mindig más az igény, más méretű helyszínre van szükség, ahova az adott létszámú vendéget is le lehet ültetni, ki lehet szolgálni. A hibrid események inkább a fizikai események igényei szerint kerülnek kialakításra, csak most az élőközvetítésről, stúdió kiépítéséről is gondoskodnia kell a szervezőnek a helyszínen, ami elég költséges. Az szinte biztos, hogy a jövő eseménye a hibrid esemény lesz, mert eleve úgy terveznek majd a cégek, hogy digitálisan, stream-elve akkor is mindenképpen megrendezésre kerülhessen a program, ha bármilyen változás lesz hirtelen. Illetve sok cég rájött ebben az egy évben arra, hogy sokkal nagyobb közönség számára tudja elérhetővé tenni a konferenciáját, ha élőben is közvetíti. Itt most nem egy networking eseményről beszélünk, mert azt nem lehet, és teljesen felesleges is digitálissá tenni. De egy konferencia, oktatás esetén a hibrid eseményeké a jövő. A Menedzserszövetség jelenlegi digitális konferenciáit is a jövőben hibrid eseményként tervezzük, amire el tud jönni személyesen is vendég, és közben egy nagyobb közönségnek pedig élőben tudjuk közvetíteni. Ez azért is fontos, mert szerintem sokan még jó darabig nem fognak személyesen eljönni egy rendezvényre, illetve az online tér adta lehetőségek miatt minden esemény nemzetközi láthatóságot kaphat, a világ bármely tájáról be tudunk kapcsolni egy előadót.
A saját rendezvényszervező cégedben mire számítasz, mivel számolsz?
Ahhoz hasonló lesz szerintem, amit a 2008-as világválság kapcsán megéltünk sokan rendezvényszervezők: mikor el is kezdenek majd rendezvényt szervezni a cégek, akkor is nagyon költséghatékony megoldásokat fognak választani. Amikor 2010-től elkezdtek visszajönni a rendezvények, mindenki azt tapasztalta, hogy a cégek megpróbálták ügynökség nélkül megszervezni a kisebb eseményeket, inkább közvetlenül befoglalták a szállodákat-helyszíneket, és a cégnél lévő rendezvényszervező kolléga lebonyolította az eseményt. Eleve eleinte kisebb eseményeket fognak tervezni és nagyon le fogják szorítani az árakat is, mert mindenki örülni fog, ha végre dolgozhat, és sajnos lesznek olyanok, akik bármi áron... Tehát még jó pár nagyon nehéz év vár a rendezvényszervező szakmára.
Ti, mint Menedzserek Országos Szövetsége, hogy élitek meg az online világot, mennyire hiányzik a személyes találkozás?
Nagyon hiányzik mindenkinek. Ősz óta az elnökségi üléseinket is online térben tartjuk, nem tudtunk összeülni még egy évzáró vacsorára sem, pedig a személyes találkozók varázsa pótolhatatlan...
Akkor ez az, amit nem tud kiváltani az online...
Ezt nem. Erre még egy nagyon jó példát tudok mondani. Februárban szerveztük a második “Menedzserek a Társadalomért” digitális konferenciánkat, amin 16 panelbeszélgetésünk volt, minden panelbeszélgetésben négy előadó. Megoldottunk mindent, a stúdióban mindig csak az a négy ember volt, aki éppen szerepelt. Alapjaiban nem találkoztak volna a résztvevők, annak ellenére, hogy érkezéskor mindenkit antigén gyors teszttel vizsgáltunk, de volt egy kis közösségi tér a várakozásra, ahol végül mindig összegyűlt vagy tíz résztvevő, mert mindenki ott maradt, hogy végre beszélgessen a többiekkel. Végül olyan hangulat alakult ki, mint egy mini rendezvényen, szóval biztos, hogy mindenkinek nagyon hiányoznak a személyes kapcsolatok.
A Meety-vel készítettünk egy tanulmányt az irodahasználati szokások változásáról a vírus kapcsán. Érdekelne, hogy a Menedzserszövetség ügyvezetőjeként mit látsz, mit gondolsz: mennyire fognak a cégek visszatérni az irodákba, mennyire marad meg a home office?
Biztos, hogy a home office részben meg fog maradni. Tavaly óta fontos kérdés ez, a digitális konferencián épp erről szólt az egyik panelbeszélgetés "iroda vs home office" címmel, és az egyik online interjú-sorozatunkban is volt egy műsor, ahol HR vezetők beszélgettek erről a témáról. Saját tapasztalatból is azt tudom mondani, hogy ez a kis szervezeteknél is fontos kérdés. Mi a jövőben is megtartjuk a heti egy nap home office-t. Úgy alakítottuk ki a kis rendszerünket, hogy a home office nap mindenkinek a hétfő vagy a pénteki nap legyen, hogy mindenkinek a hétvégéje picit hosszabbnak tűnjön. Úgy érzem, hogy ez kimondottan motiváló a kollégáknak, hamarosan már elvárás is lesz, mert sokkal ideálisabb, kellemesebb így a munkavégzés. Azt gondolom, hogy a home office és az irodai munka egyensúlyának előnyeit minden cég ki fogja használni. A teljes home office-t viszont nem tartom egészségesnek semmiképpen, sem mentálisan, sem fizikailag.
Magukat az irodákat mennyire tudják/akarják megtartani a cégek, vagy mennyire költöznek?
Nem tapasztaltam még, hogy a cégek kisebb helyre költöztek volna. Azt gondolom, hogy most még az irodaházak próbálják azzal megtartani a cégeket, hogy kedvezményes lehetőséget adnak, amíg ez a helyzet nem zárul le és a cégek nem tudnak végleges döntést hozni. Szerintem a cégek egy része szűkíteni fogja az irodai tereket, kisebb területet fog bérelni, de ez csak az én magánvéleményem.
Mi szeretnénk, ha a felesleges, felszabadult területeket, főképp a tárgyalókat inkább kiadnák a Meety-n keresztül, mint hogy elköltözzenek onnan...
Biztos vagyok benne, hogy lesznek ilyen felszabaduló területek, így ez egy nagyon jó lehetőség lehet a cégek számára.
Mennyire van a fejekben az óradíjas/napidíjas tárgyalóbérlési lehetőség, akár mint az állandó iroda alternatívája?
Nincsen, egyelőre. Nekünk, mint Menedzserszövetségnek eddig még nem volt erre szükségünk. Egyrészt fix helyünk van, másrészt nagyon jó együttműködésben vagyunk az egyik budapesti szállodával, ahol tényleg nagyon ideális kondíciókkal kapjuk meg a helyszínt.
Ezek szerint te még nem béreltél ilyet. Bérelnél? Vagy ajánlanád másoknak?
Abszolút. Ugyanúgy, mint a car-sharing szolgáltatásoknak, ennek is teljes mértékben helye van a piacon és szerintem egyre nagyobb tért fognak hódítani az ilyen megoldások. Ebben nagy piaci rést látok, pont a jelen helyzetből adódóan. Én, abban az esetben, ha a saját tárgyalóink száma olykor nem fedezné a szükségletünket, inkább bérelnék alkalmanként tárgyalót, mintsem egész évben fizessem a bérleti díját olyan területnek, ami az év jelentős részében kihasználatlan. Úgyhogy én ezt nagyon jó kezdeményezésnek tartom.
Készítette: Flanek Éva, Meety
2021. május